Словник: терміни управління школою простими словами

Автоматичні зарплати — це коли оплату викладачеві рахують не в окремій таблиці, а прямо з журналу проведених уроків, за ставкою, що зберігається в його профілі. Ставка може бути фіксованою за урок або відсотком від оплати учня; платять за статусом уроку, а не за планом — проведений зараховано, скасований вчасно ні, перенесений зараховано один раз, заміна йде тому, хто реально провів заняття. Тому перенесення серед місяця більше нічого не ламає: ви рухаєте урок у розкладі, а сума перераховується сама, і викладач бачить ту саму розшифровку, що й адміністратор.

Баланс уроків — це передоплата учня, виражена не в грошах, а в заняттях. Учень заплатив за 8 уроків, відходив 3 — на балансі лишається 5. Для школи це найзручніша одиниця обліку, бо саме уроками ви живете, а не абстрактними сумами, і учень будь-якої миті бачить зрозуміле «залишилось 5 уроків». Баланс працює на випередження: він показує, кому пора нагадати про оплату ще до того, як учень піде в мінус.

Воронка лідів — це шлях потенційного учня від першого звернення до зарахування, розбитий на етапи: новий запит, встановлено контакт, призначено пробний урок, пробний проведено, конвертовано в учня або відмова. Кожен лід має картку з джерелом (Instagram, сайт, рекомендація), мовою й рівнем, тож школа бачить не лише хто на якому етапі, а й які канали реально приводять учнів, що залишаються. Коли лід погоджується, його перетворюють на учня в один клік — дані й історія пробного уроку переносяться без повторного введення.

Гейміфікація — це механіка утримання, де учень заробляє монети за відвідані уроки, вчасно здані домашки й виконані сесії словника, накопичує їх і піднімається рівнями, отримуючи від викладача наліпки. Магазин нагород — це місце, де монети стають реальними призами: школа додає товари (книжку, набір наліпок, урок із носієм мови) і призначає кожному ціну в монетах, а учень обмінює накопичене, після чого замовлення підтверджує адміністратор. Разом зі стріками — серіями днів поспіль із будь-якою активністю — це підтримує регулярну практику між заняттями.

Журнал відвідуваності — це запис того, що реально відбулося на кожному уроці: присутній, запізнився чи був відсутній, разом зі статусом самого заняття (проведене, скасоване, перенесене). Викладач відмічає відвідуваність з картки уроку одразу після уроку, і ці самі дані потім живлять усю систему — з них списується баланс уроків, рахується зарплата викладача й помічаються сигнали відтоку. Так одна позначка вводиться один раз і працює скрізь, замість того щоб переписувати ті самі факти в кількох таблицях.

Інтервальне повторення (англійською spaced repetition, або SRS) — це метод запам'ятовування, за якого слово повторюють саме тоді, коли учень ось-ось має його забути: спершу через день, потім через три, тиждень, місяць. Кожне вчасне повторення робить криву забування пологішою, тож знання переходить із короткочасної пам'яті в довготривалу без зубріння. Алгоритм бере весь розрахунок на себе й щодня збирає невелику колоду тих карток, яким сьогодні час нагадати про себе, — учневі лишається тільки відкрити її на десять хвилин.

Незмінний журнал — це принцип обліку, за якого фінансові записи ніколи не редагують і не видаляють, а тільки додають нові. Якщо в сумі помилилися, старий рядок не стирають, а вносять окремий коригувальний запис, тож повна історія завжди залишається видимою: ось оплата, ось виправлення, ось хто й коли його зробив. Для школи це означає спокій у трьох ситуаціях: суперечки з батьками вирішуються за секунду показом історії, ніхто не може тихо «підправити» борг заднім числом, а підсумкові цифри завжди збігаються з операціями, бо виводяться з них.

Облік по ФОП — це привʼязка оплати школи до конкретного ФОП (фізичної особи-підприємця), на який вона надійшла, коли цей ФОП налаштовано або обрано для операції. Українські школи часто приймають гроші на кілька ФОП: один — на банківські реквізити, інший — на онлайн-еквайринг. Коли облік ведеться по кожному окремо, власник бачить надходження і визнаний дохід кожного ФОП, рахунки самі підставляють правильні реквізити з банком та IBAN, а суми без привʼязки чесно збираються в «Не розподілено», тож загальна картина завжди сходиться. У Mimiao вибраний ФОП фіксується за оплатою і більше не змінюється — так само, як і решта незмінного фінансового журналу.

Підтвердження дій — це режим роботи, за якого чутливі операції з грошима (коригування балансу, списання боргу, скасування рахунку, позначка «виплачено») не виконуються одразу: спершу створюється запит, який має схвалити власник школи або довірений адміністратор. Той, хто створив запит, не може сам його схвалити, а після схвалення дія виконується з усіма звичними перевірками — як нова. У фінансах цей принцип називають «чотири ока» (maker-checker): одна людина ініціює, інша підтверджує, тож помилки й зловживання ловляться до того, як гроші зрушили з місця.

Портал для батьків — це окремий кабінет, де батьки самі бачать усе важливе про навчання дитини: розклад, відвідуваність, домашні завдання з оцінками й коментарями викладача, скільки уроків лишилось на балансі та рахунки до оплати. Після входу до кабінету за запрошенням неоплачений рахунок показано з кнопкою «Сплатити», тож батьки платять з картки уроку карткою без доступу до адмінпанелі школи. Це знімає зі школи потік дзвінків «як там мій Максим?» і дає батькам прозорість, де вони не бачать ні внутрішніх нотаток, ні фінансів школи, ні зарплат викладачів.

Прогноз ризику відтоку — це автоматична оцінка ймовірності, що учень скоро припинить навчання, зібрана з ранніх сигналів: кілька пропусків поспіль, падіння відвідуваності, кинуті домашки, порожній розклад на майбутнє, баланс на нулі чи прострочений рахунок. Замість того щоб переглядати кожен профіль вручну, школа щоранку отримує короткий список «кому подзвонити сьогодні» з причиною людською мовою. Сенс не в самій цифрі ризику, а в тому, щоб помітити сигнал вчасно — поки учня ще можна повернути.

CEFR (Common European Framework of Reference for Languages) — це загальноєвропейська шкала володіння мовою із шести рівнів: A1 і A2 — початківець, B1 і B2 — незалежний користувач, C1 і C2 — вільне володіння. Для мовної школи це спільна мова з учнем: за нею формують групи, добирають матеріали й вимірюють прогрес, а міжнародні іспити на кшталт Cambridge чи IELTS співвідносяться саме з цією шкалою. В обліку школи рівень фіксується ще на етапі заявки, визначає групу учня і змінюється разом із переходом на наступний щабель — зі збереженням історії занять.

Серія уроків — це регулярні заняття, що повторюються за розкладом (наприклад, щовівторка і щочетверга о 18:00), створені одним налаштуванням замість того, щоб заводити кожен урок окремо. У активного учня в розкладі завжди є уроки серії на наступний тиждень і далі, тож порожній розклад на майбутнє сам собою стає сигналом: серія завершилась і не поновилась або учень попросив паузу. Окремий урок усередині серії можна перенести чи скасувати, не чіпаючи решту, і ці зміни одразу враховуються в балансі та зарплаті.

Ціна за викладача — це модель оплати самої CRM, за якої тариф залежить від розміру команди викладачів, а не від кількості учнів у межах пулу тарифу. Школа не платить більше за те, що набрала нову групу, тож зростання бази учнів у межах ліміту тарифу не карається рахунком за програму. У Mimiao ціна привʼязана до того, скільки людей реально працює в школі, а не скільки дітей у ній навчається, а сольний репетитор стартує з недорогого тарифу «Соло» за $9/міс.

CRM для мовної школи — це система, яка тримає в одному місці все, чим живе школа іноземних мов: розклад і журнал відвідуваності, рахунки, оплати та борги, баланси й зарплати викладачів, утримання учнів і портал для батьків. На відміну від універсальних CRM, вона побудована навколо уроку як одиниці обліку, тож борг рахується на рівні учня, оплата викладачеві — з проведених занять, а баланс — у заняттях, а не лише в сумах. Мета проста: щоб власник школи не зводив вручну кілька таблиць, а бачив усю картину на спокійних екранах.

CRM для онлайн-школи — це система обліку, яка тримає в одному місці все, чим живе школа будь-якого предмета — мовна, математична чи курси підготовки до НМТ: розклад і журнал відвідуваності, рахунки й оплати, баланси уроків, зарплати викладачів, утримання учнів і портал для батьків. Від універсальної CRM для продажів вона відрізняється тим, що побудована навколо уроку як одиниці обліку. Мовні школи також можуть користуватися словником із повтореннями та рівнями CEFR, а всі школи організовують дисципліни через предмети, продукти й групи.